Этикет почтового общения

Большинство из этих советов - обычный этикет почтового общения. Он универсален и международен. Некоторые соображения - просто "в помощь" труженику эпистолярного жанра.

Все рекомендации ориентированы на деловую корреспонденцию, в том числе, зарубежную, но также они применими и ко всем остальным стилям речи.

Как оформлять письмо

1. Во всяком письме долно быть три части: приветствие, основная смысловая часть и подпись.Отсутствие одной из них - непрофессионально.

2. Приветствие может быть официальным или дружеским. Лучше всего использовать стиль самого адресата, иначе - официальный.

3. Неплохо приветствовать адресата на его родном языке, но существует небольшой риск - подумают, что вы знаете этот язык и на нем же ответять.

4. По основной, содержательной части письма только одно напоминание:"краткость - сестра таланта".

5. Подпись удобно организовать через Lotus Notes Signature (mail closing info). Жестких стандартов не существует. Самая популярная завершающая фраза - "Best regards". После нее обычно следуют имя, фамилия, координаты автора послания. Название организации в координатах желательно, но не обязятельно.

6. Попрощаться тоже следует на родном языке адресата, если его родной язык не русский.

7. В электронном письме есть поле "subject". Не оставляйте его пустым. Это тоже не профессионально.

8. Используйте spellchecker. Ошибки и описки случаются у всех, но их обилие может быть расценено как неаккуратность, невежливость, неграмотность. Лучше не рисковать и привыкнуть нажимать кнопку Check Spelling перед тем как отправить письмо, или - один раз поставить птичку автоматического запуска Check Spelling в Mail Preferences.

9. Не игнорируйте размер получаемого письма. Почтовые ящики лимитированы, большие письма не только тормозят почту, но могут переполнить почтовый ящик получателя или отправителя, или адресатов, помещаемых в копию. Это не смертельно, но доставит им хлопот.

10. Перед отправкой письма с длинной "историей"( прецепленной предварительной перепиской) подумайте - а нужна ли она все еще? если наверняка нет - отрежьте, хотя бы частично. Кто-то должен это сделать!

11. Избегайте адресовать письмо с вопросом нескольким лицам одновременно. По закону Мерфи каждый из них будет полагаться на ответ другого, и в результате никто не ответит. Если хотите получить ответ - адресуйте вопрос персонально.

12. Если ответ нужен к определенному моменту - укажите это в письме. Учите, что "ASAP" может быть истолковано и как "вчера" и как "через месяц". Будьте конкретны.

13. В копию ("СС:") помещайте тех, для кого письмо - информация к сведению, но не побуждение к действию.

14. Если Ваше письмо - ответ, оставляйте в копии всех, кто был в копии письма, полученного Вами. Ваш корреспондент хотел, чтобы они были в курсе переписки.

15. Технический трюк - адресовать письмо на список "ВСС:" ( получатели тогда не видят, кому это письмо еще было адресовано) - редко незаменим и всегда не вполне вежлив.

16. Письмо с конфиденциальной информацией нужно сделать confidential и encript. Опцией prevent лучше не злоупотреблять. Если захотят - все равно скопируют, а Ваше недоверие может задеть получателя.

17. Лучше не употреблять двусмысленные выражения, использовать смайлики, шутить, если нет дружеских отношений или уверенности, что ему такой стиль нравится.

18. Не стоит употреблять сокращения, если есть сомнения, что они понятны адресату.

19. Используйте технические возможности Lotus Notes: sections, tables... Правильное их употребелние весьма облегчает чтение писем и улучшает их понимание.

20. Проверяйте результат операции Copy-Paste. По умолчанию Paste часто вставляет картинку (Bitmap) скопированных данных (таблицы, например), а не сами данные. Картинка таблицы не только делает письмо тяжелее, но и затрудняет дальнейшее использование ( редактирование) данных этой таблицы получателем. Для копирования таблиц лучше использовать Paste Special/Rich Text.

21. Старайтесь не набирать сложные имена-фамилии, упоминаемые в письме, а копировать их (лучше из оригинальных подписей). Опечатки в именах собственных одни их самых неприятных. По важности идут сразу после ошибок в денежных суммах.

22. Если письмо адресуется русскоязычному коллеге, но его содержимое предназначено для использования (или может быть использовано) в англоязычной переписке. то лучше такое письмо сразу написать по-английски.

23. Письмо, пересылаемое из Lotus Notes во внешний интернет, теряет свои RTF-свойства (таблицы, цвета, шрифты, подчеркивания и прочие). Если RTF-оформление несет смысл, то он может быть утерян.Учитывайте это.

© Резвова Надежда 2008